Service de soutien à l'adaptation scolaire

Sur Omnivox sous Services adaptés (site web) qui se trouve Dans mes autres services. Attention, ne pas confondre avec l’onglet Services adaptés.

Cliquez ici pour avoir accès au PDF de la procédure de réservation d'examen. Vous pourrez la télécharger et la conserver dans vos dossiers.

Ce n'est pas redondant. Les lois entourant les droits des personnes en situation de handicap stipulent qu'elles sont les seules à savoir si un accommodement est nécessaire dans un contexte plutôt qu'un autre. Chaque cours, chaque évaluation étant unique en son genre, la situation peut amoindrir ou augmenter la symptomatologie d'un diagnostic. Seul-e l'étudiant-e est en position de savoir ce dont elle ou il a besoin dans un cours donné ou pour une évaluation donnée. Le diagnostic est stable, mais les accommodements et les besoins évoluent.

Plusieurs obligations liées à l’organisation des services et à la responsabilité de l’étudiant-e le justifient :

• S’assurer que les accommodements sont conformes au Plan d’intervention de l’étudiant-e;

• S’assurer du nombre de postes disponibles et planifier l’horaire du personnel supplémentaire lorsque nécessaire.

Selon la disponibilité des postes dans la salle d’examen, un délai de trois (3) jours sera accordé si l’étudiant-e est malade. L’enseignant atteste de la situation jugée valable en se présentant au comptoir d’accueil avec son étudiant. L’agente au comptoir trouvera une solution favorable pour tous.

Lorsqu’un-e enseignant-e est malade ou absent-e pour une période prolongée, le-la coordonnateur-trice ou l’enseignant-e remplaçant-e contacte Myriam Desrochers pour vérifier les options possibles.

Il y a toujours de la place au SSAS. Si nécessaire, d’autres locaux seront réservés pour permettre à toutes les usagères et à tous les usagers de faire leur examen. C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles il est demandé de réserver sept (7) jours à l’avance. On ne refuse jamais une demande si elle est faite sept (7) jours à l’avance.

Le SSAS communiquera avec l'étudiant-e et l’enseignant-e pour obtenir des précisions. Advenant qu’il n’est pas possible de communiquer à temps avec l’enseignant-e, le SSAS privilégiera l’octroi des accommodements selon le profil de l’étudiant-e.

Voici le chemin à prendre :

• Léa;

• Liste des étudiants-es;

• Paramètre d’affichage, cocher l’élément « Services adaptés »;

• Visualiser la liste de classe

• Colonne « Services adaptés », il y aura un « oui » à côté du nom des étudiants-es du SSAS;

• Un clic sur le « oui » donne la liste des accommodements;

• L'impression des accommodements se fait par étudiant-e en cliquant sur le bouton de droite de la souris.

À noter : Seuls les accommodements des plans d’intervention actifs et dument signés apparaissent sur vos listes de classe LÉA.

Elle ou il peut le proposer, mais ne peut pas l'imposer. Selon la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale, celles-ci sont les seules en mesure de savoir si tel ou tel accommodement leur convient.

• Format numérique : via OMNIVOX sous Services adaptés;

• Format papier : dans une enveloppe identifiée au nom de l’étudiant-e et de l’enseignant-e. Vous ou votre étudiant-e pouvez déposer les enveloppes dans la fente prévue à cette fin à FXL ou dans la boîte à GAB, à moins que l'étudiant-e en ait besoin immédiatement pour compléter son examen dans un local du SSAS.

L’étudiant-e doit retourner voir son enseignant-e pour vérifier si l’examen peut être envoyé sur le champ via OMNIVOX dans le cas d’une version numérique, ou si le format papier peut lui être remis en mains propres. Si non, l’examen est reporté. Une nouvelle demande doit être déposée par l’étudiant-e.

Oui. Les fonctions d'aide (synthèse vocale, correcteur phonologique etc.) ne sont utilisables qu'avec WORD. S'il vous plaît, aucun PDF.

Pour la plupart des étudiant-e-s, oui. Il se peut que vous ayez des étudiant-e-s alexiques, c’est-à-dire pas seulement dyslexiques, mais qui n'arrivent pas à décoder notre sytème d'écriture, ou avec une déficience visuelle quelconque. Ils et elles doivent passer par le lecteur vocal pour pallier leur handicap même si ce n'est qu'une phrase.

L'accueil est ouvert de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h du lundi au vendredi.

- À GAB, l'agente est Émilie Dubeau.

- À FLX, l'agente est Roula Mechaalani.

Vous pouvez communiquer avec elles par courriel ou par Teams.

La salle d’examen est ouverte de 8 h à 19 h 30 selon les réservations prévues à l’horaire.

Les salles d’examens sont fermées pendant les jours de relâche d’automne et d’hiver. Ces jours sont réservés à la formation du personnel, à la vérification des systèmes et à différentes réunions d’équipe.

Les agentes au comptoir du SSAS ne connaissent pas tous les détails liés au seul nom de l’étudiant-e ou au seul nom de l’enseignant-e. Ces informations, plus le titre du cours et la date de l’examen nous permettent de repérer rapidement la période dans le système et de la confirmer si nécessaire.

Si l’entente convient aux deux parties (étudiant-e et enseignant-e), oui. Si l’étudiant-e considère avoir accès aux accommodements nécessaires, oui. Le SSAS n’est alors pas impliqué.

À noter: en remplissant un formulaire numérique via le module de réservation, l'étudiant-e peut se procurer un ordinateur portable fournit par le SSAS pour son examen en classe. L'accès aux différents logiciels sera géré par le SSAS.

Si cela convient aux deux parties (étudiant-e et enseignant-e), oui. Si l’étudiant-e considère avoir accès aux accommodements nécessaires, oui. Le SSAS n’est alors pas impliqué.

Lorsque plus de 25 étudiants-es doivent commencer leur examen à la même heure, deux (2) agentes sont présentes. Ainsi, le temps d’attente ne dépasse pas 10 minutes environ.

On permet aux étudiant-e-s qui arrivent plus tôt d’entrer plus tôt.

Pour les étudiant-e-s désirant reprendre le temps perdu à l’entrée, nous ajoutons celui-ci à la fin de leur période réservée.

Voici des moyens qui nous aident à diminuer les temps d’attente lors des périodes achalandées :

• Plutôt que de remettre des enveloppes d’examen en main propre au comptoir, les déposer à l'avance, bien identifiées, dans la fente de courrier prévue à cet effet (F.-L.) ou dans la boîte (G.-R.).

• Si l’examen numérique est reçu à l’avance, le poste de l’étudiant-e peut être préparé à l’avance et l’étudiant-e peut donc entrer rapidement pour commencer celui-ci.

• Utiliser les deux moyens privilégiés pour le retour des examens plutôt que de passer au comptoir pour les ramasser : via Omnivox ou au pigeonnier.

Oui. Les salles de toilettes adaptées aux deux campus le permettent, car l’accès en est contrôlé.

Non. Tout doit être déposé dans les casiers prévus à cet effet avant d'entrer dans la salle d'examen.

Oui, discrètement.

Oui, mais nous ne prenons pas de décision sur les sanctions à appliquer. Nous remettons un rapport à l’enseignant-e décrivant l’événement. C’est alors sa responsabilité de juger ou non si une sanction doit être émise.

Nous vivons avec les mêmes réalités que dans les classes et la surveillance est de même niveau. Par contre, nous tentons de séparer des étudiants-es d'un même groupe qui ont un examen aux mêmes heures, lorsque possible. Nous avons installé des caméras de surveillance et faisons de la surveillance de façon aléatoire, comme un-e enseignant-e dans sa classe.

Lorsque possible et lorsqu’un examen est reconnu être un examen à haut risque de plagiat – réponses courtes et uniques par exemple-, nous cherchons à ne pas asseoir ces étudiants-es l’un-e à côté de l’autre.

Les examens faits à l'ordinateur sont remis aux enseignant-e-s via OMNIVOX dès que l'étudiant-e a terminé sa dernière session. Les examens faits à la main sont déposés en fin de journée à la reprographie. La reprographie les distribue dans les pigeonniers le lendemain matin.

À noter : Aucun examen fait à la main ne sera numérisé et aucun examen fait à l’ordinateur ne sera imprimé. Nous voulons éviter la perte d’examens d’étudiants-es.

Au moment de répondre à la demande, veuillez vous assurer que la dernière date d’examen indiquée tienne compte du temps nécessaire pour le retour de l’examen et sa correction.

Le temps supplémentaire de certains-es étudiants-es, leur horaire parfois complexe et les cours s'offrant deux fois par semaine sont des contraintes à considérer au moment de prévoir la date de la rétroaction en classe.

En fin de journée, tous les examens sont envoyés par voie électronique ou envoyés à la reprographie, selon qu’ils aient été reçus par voie électronique ou sur papier.

Nous reconnaissons que les deux ou trois derniers jours d’examens de la session, des enseignants-es quittent le cégep avec leur correction et ne reviennent pas à leur campus. Il est possible d’aviser l’agente au comptoir lors de ces dernières journées et elle vous remettra les examens en mains propres.

De nouvelles mesures ont été mises en place pour sauvegarder l’examen électronique deux fois plutôt qu’une. De plus, nous avons simplifié l’explication de la procédure de sauvegarde pour les étudiants-es. La perte d’examen peut être causée par une mauvaise procédure de sauvegarde de la part de l’étudiant-e.

De façon générale, cela est à éviter. La recherche de l’examen, s’il a été préparé ou non pour l’envoi à la reprographie, la mise à jour de cette liste accompagnant ces examens, la prise de note pour sa récupération au comptoir et la demande de votre signature sont toutes des actions supplémentaires pour les agentes.

Soyez indulgent-e si vous voyez que la salle d’examen est occupée. Si, pour une raison hors de votre contrôle, vous ne pouvez attendre au lendemain pour récupérer les examens dans votre pigeonnier, passez plus tard lorsque l’agente sera plus disponible et expliquez votre situation.